ALGEMENE VOORWAARDEN – TRIFEST 2027
Organisator: Just Eddy BV – BE 1010.845.215
Evenement: TRIFEST – 12 & 13 juni 2027 – Gent
Contact: info@trifest.be
ARTIKEL 1. ALGEMEEN
1.1. TRIFEST is een recreatief triatlonevenement dat plaatsvindt op 12 en 13 juni 2027 in Gent. Het evenement bestaat uit twee afstanden:
TRY: 500 m zwemmen, 20 km fietsen en 5 km lopen.
TROPHY: 1 km zwemmen, 40 km fietsen en 10 km lopen.
1.2. TRIFEST is geen wedstrijd. Er is geen officiële tijdsregistratie, geen klassement en geen prijsuitreiking op basis van sportieve prestaties.
1.3. Door zich in te schrijven, verklaart de deelnemer kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en het eventreglement en deze te aanvaarden.
ARTIKEL 2. DEELNAME EN GEZONDHEID
2.1. De minimumleeftijd voor beide afstanden bedraagt 16 jaar op de dag van het evenement, onder voorbehoud van goedkeuring door Triatlon Vlaanderen en de toepasselijke verzekeringsvoorwaarden.
2.2. De deelnemer verklaart in een goede fysieke en mentale gezondheid te verkeren en voldoende voorbereid te zijn om de gekozen afstand op een veilige manier af te leggen.
2.3. De deelnemer erkent dat zwemmen in open water, fietsen en lopen fysieke inspanningen zijn waaraan risico's verbonden zijn, waaronder blessures, ongevallen en gezondheidsproblemen.
2.4. De organisatie raadt iedere deelnemer aan om vooraf een medisch onderzoek te laten uitvoeren, zeker bij twijfel over de eigen gezondheid of fysieke geschiktheid.
2.5. Deelname gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. De deelnemer dient zijn of haar eigen fysieke grenzen te respecteren en de deelname te onderbreken of stop te zetten indien de gezondheid of veiligheid dit vereist.
2.6. De organisatie behoudt zich het recht voor om deelname te weigeren of stop te zetten wanneer dit noodzakelijk is voor de veiligheid van de deelnemer of anderen.
ARTIKEL 3. VERZEKERING
3.1. Iedere deelnemer moet beschikken over een geldige verzekering die deelname aan TRIFEST dekt.
3.2. Deelnemers zonder een door Triatlon Vlaanderen voor TRIFEST aanvaarde licentie of aansluiting zijn verplicht bij hun inschrijving een daglicentie aan te kopen.
3.3. De verzekeringsdekking is onderworpen aan de voorwaarden, beperkingen en uitsluitingen van de toepasselijke verzekeringspolis.
3.4. De deelnemer blijft zelf verantwoordelijk voor eventuele aanvullende verzekeringen, waaronder een persoonlijke ongevallenverzekering of verzekering voor eigen materiaal.
ARTIKEL 4. VEILIGHEID EN VERKEERSREGELS
4.1. Het fiets- en loopparcours loopt over de openbare weg en is niet volledig afgesloten voor ander verkeer.
4.2. Deelnemers dienen steeds de geldende verkeersregels te respecteren en rekening te houden met andere weggebruikers, waaronder voetgangers, fietsers en gemotoriseerd verkeer.
4.3. De aanwijzingen van de organisatie, signaalgevers, politie, hulpdiensten en andere bevoegde personen moeten te allen tijde worden opgevolgd.
4.4. Het dragen van een correct bevestigde fietshelm is verplicht tijdens het volledige fietsonderdeel.
4.5. Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor het gebruik van een veilige, technisch goed onderhouden fiets en geschikte sportuitrusting.
4.6. Gevaarlijk, roekeloos of onsportief gedrag is verboden. De organisatie kan deelnemers die de veiligheid in gevaar brengen onmiddellijk uit het evenement verwijderen.
4.7. Afval mag uitsluitend worden achtergelaten op de daarvoor voorziene plaatsen.
ARTIKEL 5. ZWEMMEN EN WATERKWALITEIT
5.1. Het zwemonderdeel vindt plaats in open water. Deelnemers dienen de veiligheidsinstructies en eventuele voorschriften over zwemuitrusting strikt na te leven.
5.2. De organisatie behoudt zich het recht voor om het zwemonderdeel aan te passen, in te korten, uit te stellen of volledig te annuleren indien de veiligheid niet kan worden gegarandeerd.
5.3. Mogelijke redenen hiervoor zijn onder meer slechte waterkwaliteit, onweer, bliksem, sterke stroming, extreme weersomstandigheden, onvoldoende zichtbaarheid of beslissingen van bevoegde overheden.
5.4. Indien het zwemonderdeel om veiligheidsredenen niet kan plaatsvinden, kan de organisatie beslissen om het evenement in een aangepaste vorm te laten doorgaan, bijvoorbeeld zonder zwemonderdeel.
5.5. Een noodzakelijke veiligheidsaanpassing geeft niet automatisch recht op terugbetaling van het inschrijvingsgeld. Eventuele aanspraken op terugbetaling worden beoordeeld volgens de toepasselijke wetgeving en de aard en omvang van de wijziging.
5.5. Het dragen van de door de organisatie verstrekte badmuts is verplicht tijdens het zwemonderdeel. Het gebruik van een zwemboei wordt sterk aanbevolen.
ARTIKEL 6. INSCHRIJVING EN BETALING
6.1. De inschrijving is persoonlijk en pas definitief na ontvangst van de volledige betaling.
6.2. De deelnemer is verantwoordelijk voor het correct invullen van alle gevraagde persoonsgegevens, waaronder contactgegevens, geboortedatum en noodcontact.
6.3. Deelname onder een andere naam dan de officieel geregistreerde deelnemer is niet toegestaan zonder voorafgaande wijziging via het registratieplatform.
6.4. De organisatie kan een inschrijving weigeren of annuleren wanneer onjuiste gegevens worden verstrekt of wanneer niet aan de deelnamevoorwaarden wordt voldaan, met behoud van de wettelijke rechten van de deelnemer.
6.5. Voor inschrijvingen voor dit evenement op een specifieke datum geldt overeenkomstig de toepasselijke wetgeving geen wettelijk herroepingsrecht van 14 dagen.
ARTIKEL 7. ANNULERING DOOR DE DEELNEMER
7.1. Bij annulering door de deelnemer, ongeacht de reden, bestaat er geen contractueel recht op terugbetaling van het inschrijvingsgeld, behoudens dwingende wettelijke bepalingen.
7.2. Dit geldt eveneens bij ziekte, blessure, persoonlijke omstandigheden, laattijdige aankomst of niet-deelname.
7.3. Ook bijkomende aankopen, zoals merchandise en andere extra's, worden bij annulering door de deelnemer niet automatisch terugbetaald. Voor afzonderlijk aangekochte producten blijven de toepasselijke wettelijke consumentenrechten gelden.
7.4. Deelnemers kunnen bij hun inschrijving optioneel terugbetalingsbescherming via Refundable.me aankopen. Een eventuele terugbetaling verloopt volgens de voorwaarden van deze aanbieder en is uitsluitend mogelijk wanneer aan de toepasselijke voorwaarden wordt voldaan.
7.5. De organisatie is niet verantwoordelijk voor de beoordeling of goedkeuring van aanvragen die door Refundable.me worden behandeld, onverminderd haar eigen wettelijke verplichtingen.
ARTIKEL 8. NAAMSWIJZIGINGEN EN AFSTANDSWIJZIGINGEN
8.1. Deelnemers kunnen hun inschrijving overdragen aan een andere persoon of hun gekozen afstand wijzigen via het officiële registratieplatform.
8.2. Wijzigingen zijn uitsluitend mogelijk tot de door de organisatie vooraf meegedeelde deadline en afhankelijk van de beschikbaarheid.
8.3. Voor wijzigingen kunnen administratiekosten en een eventueel prijsverschil worden aangerekend. De toepasselijke kosten worden vooraf op het registratieplatform vermeld.
8.4. Na het verstrijken van de wijzigingsdeadline is de organisatie niet verplicht om verdere wijzigingen te aanvaarden.
8.5. De nieuwe deelnemer moet voldoen aan alle deelname-, leeftijds- en verzekeringsvoorwaarden.
ARTIKEL 9. WIJZIGING, OVERMACHT EN ANNULERING DOOR DE ORGANISATIE
9.1. De organisatie behoudt zich het recht voor om het programma, het parcours, de starturen, de afstanden of de organisatie van het evenement aan te passen wanneer dit noodzakelijk is om veiligheidsredenen, door overmacht of op verzoek van bevoegde overheden.
9.2. Onder overmacht en uitzonderlijke omstandigheden worden onder meer verstaan: extreme weersomstandigheden, uitzonderlijke hitte of hoge temperaturen die een gezondheidsrisico vormen, onweer, storm, overstromingen, slechte waterkwaliteit, natuurrampen, epidemieën, ernstige veiligheidsrisico's, overheidsmaatregelen en andere omstandigheden buiten de redelijke controle van de organisatie die een veilige uitvoering van het evenement geheel of gedeeltelijk verhinderen.
9.3. De organisatie kan in dergelijke omstandigheden beslissen om één of meerdere onderdelen te wijzigen, in te korten, uit te stellen of te annuleren, dan wel het volledige evenement te verplaatsen of te annuleren.
9.4. De organisatie zal zich redelijkerwijs inspannen om deelnemers zo snel mogelijk via het opgegeven e-mailadres of de officiële communicatiekanalen te informeren.
9.5. Bij wijzigingen of annulering wegens overmacht bestaat geen automatisch recht op terugbetaling of bijkomende schadevergoeding. Eventuele terugbetalingsrechten worden bepaald overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, rekening houdend met de concrete omstandigheden en de prestaties die nog kunnen worden geleverd.
9.6. De organisatie is, behoudens dwingende wettelijke bepalingen, niet aansprakelijk voor bijkomende persoonlijke kosten die deelnemers hebben gemaakt, zoals reis-, verblijf- of transportkosten, wanneer het evenement door overmacht moet worden gewijzigd of geannuleerd.
ARTIKEL 10. AANSPRAKELIJKHEID EN PERSOONLIJKE EIGENDOMMEN
10.1. De deelnemer erkent de risico's die verbonden zijn aan deelname aan een sportevenement en blijft verantwoordelijk voor zijn of haar eigen gedrag, voorbereiding en uitrusting.
10.2. De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies, beschadiging of diefstal van persoonlijke eigendommen, fietsen, kleding of andere materialen die tijdens of na het evenement worden achtergelaten, tenzij de schade voortvloeit uit een tekortkoming waarvoor de organisatie wettelijk aansprakelijk is.
10.3. De organisatie is evenmin aansprakelijk voor ongevallen, blessures of andere schade die uitsluitend voortvloeien uit de normale risico's van sportbeoefening, het gedrag van de deelnemer of omstandigheden waarvoor de organisatie niet wettelijk verantwoordelijk is.
10.4. Niets in deze voorwaarden beperkt of sluit de aansprakelijkheid van de organisatie uit voor gevallen waarin een dergelijke uitsluiting wettelijk verboden is, waaronder haar opzettelijke fout, zware fout of lichamelijke schade waarvoor zij wettelijk aansprakelijk is.
10.5. De deelnemer is zelf aansprakelijk voor schade die hij of zij door eigen fout aan derden of hun eigendommen veroorzaakt, overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.
ARTIKEL 11. MEDISCHE BIJSTAND
11.1. Tijdens TRIFEST voorziet de organisatie medische bijstand voor deelnemers, afgestemd op de aard en omvang van het evenement.
11.2. Deelnemers dienen onmiddellijk medische hulp in te roepen wanneer hun gezondheid of veiligheid in gevaar komt.
11.3. De organisatie en de aanwezige medische hulpverleners kunnen een deelnemer adviseren of verplichten om de deelname stop te zetten wanneer verder deelnemen een ernstig gezondheids- of veiligheidsrisico inhoudt.
11.4. Deelnemers erkennen de fysieke en medische risico's die verbonden zijn aan zwemmen, fietsen en lopen.
ARTIKEL 12. GEEN WEDSTRIJD, UITSLAGEN OF PRIJZEN
12.1. TRIFEST is een recreatief sportevenement zonder officiële tijdsregistratie of klassement.
12.2. Er worden geen officiële resultaten gepubliceerd en er worden geen prijzen toegekend op basis van snelheid, eindtijd of sportieve rangschikking.
12.3. Alle deelnemers nemen deel op hun eigen tempo, binnen de praktische en veiligheidsgrenzen die de organisatie vooraf communiceert.
12.4. De organisatie kan om veiligheids- en organisatorische redenen uiterste doorgangstijden of sluitingstijden van parcoursdelen vastleggen. Deelnemers dienen deze te respecteren.
ARTIKEL 13. BEELDMATERIAAL EN PERSOONSGEGEVENS
13.1. Tijdens TRIFEST kunnen foto's en video-opnames worden gemaakt voor verslaggeving, communicatie en promotie van het evenement.
13.2. Het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal gebeurt overeenkomstig de toepasselijke privacy- en portretrechten. Deelnemers kunnen hierover contact opnemen via info@trifest.be.
13.3. De persoonsgegevens die bij inschrijving worden verzameld, worden verwerkt voor de deelnemersadministratie, organisatie, veiligheid, verzekering en noodzakelijke communicatie over het evenement.
13.4. Persoonsgegevens worden uitsluitend gedeeld met derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van het evenement, de verzekering, wettelijke verplichtingen of andere rechtmatige doeleinden, overeenkomstig de privacyverklaring.
13.5. Commerciële nieuwsbrieven worden uitsluitend verstuurd wanneer hiervoor een geldige rechtsgrond bestaat. Waar toestemming vereist is, wordt deze afzonderlijk gevraagd.
ARTIKEL 14. KLACHTEN
14.1. Klachten met betrekking tot het evenement kunnen schriftelijk worden ingediend via info@trifest.be, bij voorkeur uiterlijk op de woensdag volgend op het evenement.
14.2. De organisatie streeft ernaar om binnen 10 werkdagen na ontvangst van de klacht te antwoorden.
14.3. Deze klachtenprocedure doet geen afbreuk aan de wettelijke rechten, aansprakelijkheidsvorderingen of verjaringstermijnen van de deelnemer.
ARTIKEL 15. TOEPASSELIJK RECHT
15.1. Op deze algemene voorwaarden en op de deelname aan TRIFEST is het Belgische recht van toepassing.
15.2. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de volgens de toepasselijke wetgeving bevoegde rechtbanken.
15.3. Indien een bepaling van deze voorwaarden ongeldig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen van kracht voor zover de overeenkomst zonder de betrokken bepaling kan voortbestaan.
Door de inschrijving te voltooien, verklaart de deelnemer deze algemene voorwaarden en het eventreglement te hebben gelezen en te aanvaarden.